Verwaltungskosten & Instandhaltung: Was Vermieter nicht umlegen dürfen
Nicht alles, was mit der Immobilie zu tun hat, darf über die Nebenkosten abgerechnet werden. Verwaltung und Instandhaltung gehören dem Vermieter allein.
Der gesetzliche Ausschluss
§ 1 Abs. 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) schließt zwei Kostenarten ausdrücklich von der Umlage aus: Verwaltungskosten und Instandhaltungs- beziehungsweise Instandsetzungskosten. Beide zählen zu den laufenden unternehmerischen Kosten des Vermieters und sind bereits Teil der Miete – sie dürfen nicht zusätzlich über die Nebenkostenabrechnung an Mieterinnen und Mieter weitergegeben werden.
Was zu den Verwaltungskosten zählt
Dazu gehören etwa die Kosten für Verwaltungspersonal, die Hausverwaltung selbst, Buchhaltung, Porto und Telefon der Verwaltung sowie die Kosten für die Aufsicht über Reinigungs- oder Wartungsarbeiten. Auch Rechtsverfolgungskosten, etwa bei Mahnverfahren gegen säumige Mieter, gehören zu den Verwaltungskosten und sind nicht umlagefähig.
Was zu Instandhaltung und Instandsetzung zählt
Instandhaltungskosten entstehen durch altersbedingten Verschleiß, Instandsetzungskosten durch die Beseitigung von Schäden. Beides sind Reparaturen, Erneuerungen oder Modernisierungen – etwa der Austausch einer defekten Heizungspumpe, die Erneuerung des Dachs oder die Reparatur eines Aufzugs nach einem Defekt. Diese Kosten trägt der Vermieter allein.
Die Abgrenzung zur Wartung
Verwechslungsgefahr besteht vor allem bei der Wartung: Regelmäßige Wartungskosten – etwa der jährliche Wartungsvertrag für die Heizungsanlage oder den Aufzug – sind umlagefähige Betriebskosten, weil sie planmäßig und wiederkehrend anfallen. Die Reparatur eines dabei festgestellten Defekts ist dagegen Instandhaltung und damit nicht umlagefähig. Eine Abrechnung, die beides vermischt, ist fehlerhaft.
Vorsicht bei „Hausmeisterkosten“
Hausmeisterkosten sind ein klassisches Beispiel für Mischpositionen: Tätigkeiten wie Gartenpflege, Kehrwoche oder Kontrollgänge sind umlagefähig, kleinere Reparaturarbeiten des Hausmeisters dagegen nicht. Eine ordnungsgemäße Abrechnung muss diesen Anteil herausrechnen – pauschale „Hausmeisterkosten“-Posten ohne Aufschlüsselung sind ein häufiger Streitpunkt.